BBC
11 08 2015, 06:08 Güncelleme: 06:13
Ofis ortamında elektronik mesajların önemi büyük. İş için gönderilen mail trafiği bir gün içinde tüm dünyada gönderilen maillerin toplamının yüzde 55’ini oluşturuyor. Bu bir kişinin bir günde aldığı ve gönderdiği ortalama 121 emaile eşit.
Çoğu zaman yazdığımız mailin profesyonelce yazılmış olup olmadığını bilmeden gönderiyoruz. Uygunsuz kullanılan emoji, gizemli konu satırları ile yazdığımız mailin profesyonel olup olmadığını bilmiyoruz.
Harvard Business Review email atarken herkesin az çok hissettiği gerilimi önlemek için kusursuz mail yazma rehberi hazırladı.
1.Konuya bağlı kalın
HBR attığınız e-mailin konusunun kısa, öz, belirleyici olmasını öneriyor. Konu bölümüne yazdığınızın okuyucunun ilgisi çekmesi için önemli olmasının yanı sıra kullanılan fontun da önemi var. Arial. Helvetica, Verdana gibi temiz ve kolay okunan fontları tercih edin. HBR bir mesajda üçten fazla font çeşidi kullanmamasını öneriyor.
2. Sevimli olun
Eğer mesaj attığınız kişi emoji kullanıyorsa, profesyonel bir mailde emoji kullanabilirsiniz. Yazım hataları her zaman dünyanın sonu değil. HBR, üst düzey yöneticiler için stratejik hata yapmak akıllıca bir fikir olabileceğini belirtiyor. Yanlız profesyonel olmaya özen gösterin.
3. Doğru dilbilgisi kullanmaya çalışın
Sabah yoğunluğundan gönderdiğiniz maillerde küçük hatalar yapmanız belki sorun olmasa da bir kez daha okuyup yanlışları düzeltmeye özen gösterin.
Maillerinizi kısa tutun ve daha da önemlisi net olun. Direkt ne demek istediğinizi belirtin.
4. E-mail her durumda doğru iletişim aracı olmayabilir
Mail göndermek her zaman doğru iletişim yolu olmayabilir. Bazen kişii arayarak iletişime geçmek en doğru yol olabilir. Kötü bir haber ya da bir anlaşmazlığı e-mail ile anlatmak yanlış yorumlanmasına neden olabilir. Skype üzerinden ya da telefonla iletişim kurmak bu durumlarda en doğrusu olabilir.
Sonuçta, kişiler, bilgisayar ekranında harf görmek yerine diğerleriyle direkt iletişim kurduklarında daha anlayışlı olmaya yatkındırlar.
